La Gestione della conoscenza nell'impresa

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L'organizzazione intelligente è capace di mobilitare i diversi tipi di conoscenza che esistono al suo interno allo scopo di incrementare l'efficienza. L'organizzazione insegue i propri fini in un contesto che cambia costantemente e adatta il suo comportamento secondo la conoscenza di se stessa e del mondo nel quale si sviluppa. L'organizzazione intelligente è pertanto un "corpo che apprende" che è capace di creare, acquisire, organizzare, ampliare, rinnovare e condividere la sua conoscenza, e di applicare questa conoscenza per determinare il suo comportamento. Le organizzazioni competono in base alla loro conoscenza. Cos'è la gestione della conoscenza Un'impresa non è una macchina, se non un organismo vivente. Il suo sangue è l'informazione, la sua linfa la conoscenza. Attraverso la gestione della conoscenza, si riconoscono i metodi e le risorse di software che permettono l'organizzazione, la condivisione e la capitalizzazione della conoscenza d'impresa, dell'attività economica. Il knowledge management si occupa degli aspetti critici dell'adattamento, della sopravvivenza e della concorrenza tra le organizzazioni di fronte al cambiamento ambientale sempre più discontinuo. Questo incarna le capacità di elaborazione delle tecnologie dell'informazione dell'organizzazione, e la capacità creativa ed innovativa degli essere umani. La GC cerca di fare il miglior uso della conoscenza esistente nell'organizzazione, creando nuova conoscenza, incrementando così la conoscenza della realtà e la comprensione nel processo. La GC in un'impresa si occupa delle strategie, processi e tecnologie per accaparrare, immagazzinare condividere e assicurare la comprensione, la conoscenza profonda e la propria identità dell'impresa. La GC in un'impresa è fortemente collegata al vantaggio competitivo, all'innovazione e all'agilità. La conoscenza è un processo (considerato da alcuni "di molteplici strati e dalle molte sfaccettature", che comprende la cognizione, le azioni e le risorse), il knowledge management è un concetto ed è un processo. La conoscenza è accumulata nel cervello individuale o codificata nei processi, documenti, prodotti, servizi, impianti e sistemi dell'organizzazione. Di conseguenza, per poterla gestire, la conoscenza deve essere registrata, e deve essere rappresentata. La GC da priorità al modo nel quale la gente costruisce ed utilizza la conoscenza. Questo deriva delle idee sui sistemi complessi, spesso facendo uso di metafore organiche per descrivere l'aumento della conoscenza. E' strettamente relazionato con l'innovazione e l'apprendimento organizzativo continuo. Riconosce che l'apprendimento e le azioni sono più importanti per il successo dell'impresa che la disseminazione e l'imitazione. Secondo Bukowitz e Williams (1999), la gestione della conoscenza è un "processo attraverso il quale l'organizzazione genera ricchezza partendo dal suo patrimonio intellettuale o dalle attività basate sulla conoscenza".   Un argomento fondamentale della gestione della conoscenza è la conoscenza tacita Generalmente, si distingue chiaramente l'informazione tangibile dell'impresa, contenuta nelle basi dati o nei documenti (stampati o digitali) dall'informazione intangibile che procede dalla conoscenza, dal know-how e dall'esperticità del personale dell'impresa (alla quale si fa riferimento come "capitale immateriale"); in termini cognitivi: "conoscenza tacita".  In effetti, le risorse umane di un'impresa costituiscono la forza, la reattività e il dinamismo o, più precisamente il lavoro sinergico di tutto il personale. Il termine "intelligenza collettiva", che è sempre più citato nella letteratura scientifica, evidenza il fatto che la buona riuscita di un'impresa dipende principalmente della possibilità di disporre dell'informazione rilevante nel momento preciso. La gestione della conoscenza è multiforme e ha diversi obiettivi. La GC coinvolge il personale dell'impresa e si sostenta vagamente sul sistema d'informazione d'impresa (conoscenza esplicita). In poche parole, cerca di identificare e valorizzare il capitale cognitivo dell'impresa. Incorporare la conoscenza tacita in tecnologie e decisioni richiede dirigenti che si sentano a loro agio con le immagini e i simboli, come per esempio con la rappresentazione della conoscenza. Il progetto di gestione della conoscenza Con l'attuale livello di sviluppo delle tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni, l'effetto inverso può essere la sovrainformazione, a volte qualificata come "contaminazione informativa", che realmente è oppressione testuale o di dati": "il sovraccarico informativa brucia ed esaurisce l'informazione"! L'obiettivo di un progetto di gestione della conoscenza è, in conseguenza, identificare, capitalizzare e valorizzare il capitale intellettuale dell'impresa, coinvolgendo tutto il personale. Un progetto di gestione della conoscenza è articolato in fasi, frequentemente conosciute come il "circolo virtuoso della gestione della conoscenza": 1) localizzazione della conoscenza (identificandola alla fonte), 2) preservazione della conoscenza (in un "deposito" di conoscenza, presumibilmente in uno strumento per la gestione della conoscenza), 3) valorizzazione della conoscenza, 4) formalizzazione e condivisione della conoscenza. Iniziare un progetto di gestione della conoscenza evidenzia una convinzione profonda, più che un puro calcolo finanziario, e generalmente deve essere appoggiato dalla dirigenza, senza il quale il progetto non decollerebbe nemmeno (crollerebbe prima).   Di fatto, il progetto non può ridursi all'installazione di un sistema d'informazione documentario (come credono in tanti) in una rete o sistema collaborativo di qualunque tipo. E' una cosa molto diversa. Alcune attività nel lavoro di gestione della conoscenza: Creare sistemi e/o processi in correlazione per assistere le persone (dirigenti, studenti, impiegati...) nella creazione e trasferimento della conoscenza da un'entità all'altra. Creazione di basi di conoscenza - migliori prassi, processi, liste di esperti, intelligenza di mercato, rappresentazioni di processi, ecc. Gestione attiva di processi - raccolta, classifica, strutturazione, immagazzinamento della conoscenza. Sviluppo di centri di conoscenza - punti focali per le capacità cognitive e facilitazione del flusso della conoscenza. Introduzione delle tecnologie di collaborazione - server cognitivi per l'accesso veloce alla conoscenza. Organizzazione delle comunità di pratica - reti di esperti che collaborano superando i limiti funzionali e geografici dell'organizzazione. Creando una struttura logica e sviluppando un sistema di apprendimento che permetta il perfezionamento continuo. Accaparrare la conoscenza per conquistare il potere. La gestione della conoscenza può essere in qualche misura costosa, ma non sapere  è ancora più costoso! La gestione della conoscenza da più benefici utilizzando reti semantiche piuttosto che modelli, più dai mercati che dalle organizzazioni gerarchie. Un altro aspetto importante è la gestione dei processi I progetti di gestione della conoscenza si focalizzano sull'organizzazione, caratteristiche e attività dello staff (normalmente gestita nel contesto della Gestione delle Risorse Umane GRU - HRM), nella costruzione di depositi delle migliori pratiche o di quelle testate. C'è una connessione  molto stretta (e spesso omessa) tra la gestione della conoscenza e i processi d'ingegneria e di amministrazione, fondendoli in un'architettura unica, olistica e consistente, che, deve avere un impatto positivo nell'intelligenza imprenditoriale, poiché il beneficiario primario delle pratiche della gestione della conoscenza è  l'insieme dei processi di gestione. Di fatto, reciprocamente, qualunque sforzo di progettazione dei processi comprende anche una dimensione di gestione della conoscenza, che lo staff creerà automaticamente per usare quella conoscenza stessa. La maggioranza degli "affari" contengono processi che sono: di lunga durata, molteplici e asincronici, e che includono dati, informazione e conoscenza. E' sintomatico che quando un processo d'impresa si ferma, a volte con un stridente cigolio è perché si cerca, si crea o si aggiorna conoscenza. Quando i processi d'impresa non vengono documentati, né si descrivono, per gli ingegneri dei processi diventa molto difficile. Conoscenza esplicita La conoscenza esplicita (o meglio ancora: "informazione") può essere una risorsa d'ingresso alla pratica della gestione della conoscenza, un riferimento. La conoscenza tacita, difficile da ottenere ed immagazzinare, comprende le idee, le capacità, l'esperticità, le padronanze... che si trovano nelle nostre preziose menti, che si sviluppano nella misura che si immergono nel flusso delle attività di lavoro. Una buona condivisione della conoscenza esplicita non è semplice, ma identificare, estrarre, condividere e approfittare della conoscenza tacita è un'impresa estenuante. Calcolare il suo ROI corrisponde a trovare un misuratore o manometro per misurare l'immateriale. La gestione di progetti con la gestione della conoscenza Nella gestione dei progetti, per esempio, è possibile osservare l'evoluzione delle fasi relative alle differenze fra costi stimati e costi reali, non nel livello d'innovazione. Gli obiettivi dell'applicazione delle strategie e tecnologie della gestione della conoscenza sono la riduzione delle rese, delle cause legali e della mancanza di qualità; la stimolazione alla crescita costante, la maggiore competitività, il costante adattamento al cambiamento. E' difficile riconoscere la proporzione dei profitti che può apportare la gestione della conoscenza, ma sappiamo che solo attraverso la gestione della conoscenza possono essere prodotti degli utili. La condivisione della conoscenza (tacita) È di fondamentale importanza distribuire l'informazione, e stimolarne la sua condivisione. La conoscenza non condivisa è un rischio industriale. Un caso classico: una persona che lavora da sola in un'impresa sparisce (muore, va in pensione, se ne va con un concorrente). E' molto pericoloso lasciare in mano determinate conoscenze ad una sola persona. Non importa se si tratta di personale qualificato, o dirigenziale; se un gruppo di capomastri (a.e. della stessa età) va via dalla fabbrica, procura all'azienda un grosso disagio. A volte le perdite risultanti da una non-decisione (o da un non-investimento) non hanno prezzo. I pensionamenti anticipati e la mobilità della forza lavoro portano a perdite di conoscenza. Troppo spesso, predomina una conoscenza con molti punti di vista invece che  "miglior pensiero" collettivo. La conoscenza collettiva è la più importante, è disponibile, ma non si usa molto. La conoscenza nell'impresa deve essere rintracciabile e riutilizzabile. Senza necessità di fare troppi calcoli, dedicando qualche tecnologia, e coinvolgendo parte del personale, i benefici di questa attività sembrano incalcolabili.  Aree di applicazione Anche se le tecniche della gestione della conoscenza possono essere applicabili a qualunque funzione dell'impresa, il maggiore interesse si applica attualmente alla conoscenza tacita, alla gestione di processi, alle capacità fondamentali, nella gestione delle Risorse Umane. alla globalizzazione, alla R&D, al marketing y alla ERP. La maggior parte del nostro apprendimento (incirca l'80%) avviene informalmente, e mentre la maggior parte delle attività di addestramento dipartimentale sono orientate alle cose più ovvie, le strategie della gestione della conoscenza si orientano anche all'apprendimento informale, offuscando la distinzione tra "apprendimento e sviluppo" e la gestione della conoscenza. Nella misura in cui le organizzazioni si rendono conto che la teoria e pratica della loro gente (la loro proprietà intellettuale) è quello che determina la differenza. Questo significa che debbono dotare di struttura e supporto contestuale ai loro sistemi d'informazione per veramente potenziare il suo valore e anche cogliere l'opportunità di apprendimento informale, costruire una cultura dell'apprendimento ottimamente integrata.   Un altro aspetto principale nella gestione della conoscenza è la complessità del sistema Le frontiere del sistema no sono definite. Il criterio di frontiera si basa di norma sui bisogni e opinioni dell'osservatore, non sono una proprietà del sistema. La complessità dell'ambiente si incrementa. Perché l'impresa continui, è necessario che l'organizzazione apprenda il sufficiente sul contesto e utilizzi quella conoscenza per cambiare opportunamente il proprio comportamento. I sistemi complessi sono non-lineari. Le relazioni semplici di causa-effetto tra gli elementi sono poco frequenti. Un piccolo stimolo può causare un grande effetto, o non avere effetto in assoluto. La complessità in un sistema è distribuita. Un unico elemento specifico non sa cosa avviene in tutto il sistema. La complessità del sistema si crea a partire dalle relazioni tra gli elementi e, come risultato, nessun elemento nel sistema è in grado di controllarlo come un tutto. In un sistema complesso, le relazioni tra gli elementi sono di corta distanza, ossia, l'informazione arriva dagli elementi più vicini. La ricchezza delle connessioni significa che le comunicazioni passeranno attraverso il sistema, però molto probabilmente saranno modificate a loro passo. Un'organizzazione è un sistema aperto. I sistemi aperti sono sistemi complessi, che ricevono informazione materiale ed energia dal ambiente esterno, trasformano quelle risorse in conoscenza, processi e strutture che producono beni e servizi. Dovuto a questo, i sistemi complessi non sono in equilibrio; nonostante l'apparente stabilità, il sistema sta cambiando costantemente. I prodotti e servizi crescono in complessità, dotandosi di una componente significativa d'informazione. La gestione della conoscenza è fondamentale per gestire il cambiamento e l'innovazione I cambiamenti nel personale, nei metodi di lavoro, i cambiamenti del mercato, nelle nuove tecnologie, la concorrenza, cambiamenti ed innovazione nei prodotti.   Risultato dell'utilizzo dei metodi e delle strategie della gestione della conoscenza L'applicazione dei metodi della gestione della conoscenza sviluppa la globalizzazione, perfeziona i sistemi di lavoro e razionalizza e semplifica i processi; stimola lo sviluppo di sistemi effettivi e ha un'incidenza nella riduzione dei costi.  Incremento della produttività Migliore posizione sul mercato Migliore utilizzo dei talenti del personale. Gli utenti della tecnologia, dei metodi e delle strategie della GC sono le organizzazioni che vogliono crescere, non quelle che vogliono solo sopravvivere. Per sapere COSA, è necessario informazione (conoscenza esplicita), per sapere PERCHÉ e COME, si necessita conoscenza, gestione della conoscenza. L'organizzazione che apprende Nell'organizzazione che apprende tutti apprendono, ognuno insegna ed è oggetto d'insegnamento, ognuno allena ed è a sua volta allenato. Se due corporazioni "della conoscenza" hanno lo stesso potenziale intellettuale, la caratteristica primaria che li differenzia è il fatto di quale delle due impara più rapidamente. L'organizzazione che apprende condivide molte proprietà fondamentali con la persona che apprende: la percezione, la memoria, la motivazione, l'interpretazione (ossia, apprendere/non apprendere): il comportamento adattabile inizia un nuovo ciclo di apprendimento nel processo della presa di decisioni nell'organizzazione. I mercati sono ogni volta più competitivi e la velocità dell'innovazione aumenta costantemente. Descrizione delle capacità di Knowledge Master e di Knowledge Server Essendo la conoscenza tacita (“la conoscenza da gestire”) una  costruzione della mente umana (costituita da concetti/idee relazioni e categorie), le basi di conoscenza concettuale di KM (un'estensione tecnologica dell'approccio delle reti semantiche) sono ideali per la rappresentazione strutturale e la gestione della conoscenza nell'impresa. Utilizzare strutture cognitive facilita il ricupero e l'aggiornamento delle basi di conoscenza attraverso i punti chiave.     Gli aspetti cognitivi possono essere descritti in dettaglio. Le basi di conoscenza multistrati permettono la costruzione di basi di conoscenza quasi illimitate, aggiungendo un'ulteriore precisazione cognitiva. Una base di conoscenza di KM può essere utilizzata come interfaccia cognitiva ad un sistema documentario, associando i documenti fisici. Le basi di conoscenza di KM possono essere connesse ad Internet. Come piattaforma di collaborazione cognitiva in tempo reale, permette il lavoro di gruppo, con video conferenza e messaggeria istantanea integrate. Molte funzioni di ricerca permettono di trovare qualunque cosa nei contenuti e nelle strutture cognitive, facilitando il ragionamento e la presa di decisioni. La identificazione ed il riconoscimento dei percorsi permettono le descrizioni e le spiegazioni concettuali. Riconoscimento automatico dell'importanza. Una base di conoscenza può essere esportata a molti formati esterni (documenti, rapporti, strutture di interscambio tali come XML, ecc.) per il loro riutilizzo. I benefici di utilizzare  "Knowledge Master" e "Knowledge Server" Scoprire i problemi reali dietro nomi ed etichette utilizzando funzioni evolute di analisi. Scoprire approcci svariati e comprensioni diverse. Utilizzare metodi, strumenti e processi della gestione della conoscenza. Creazione veloce di prototipi. Brainstorming. Esplorare situazioni. Reazione tempestiva ai cambiamenti. Utilizzare uno strumento evoluto di appoggio alle decisioni: approfondire nel pensiero critico. Ridurre la complessità e perfezionare il pensiero critico. Sviluppare una rappresentazione o descrizione, un modello. Ragionare su un modello è più semplice che ragionare sulla cosa reale. Mantenere l'attenzione sui punti focali nelle riunioni. Sviluppo di strategie, risoluzione di conflitti, analisi della concorrenza, organizzazione di progetti. Strutturazione, descrizione, documentazione e gestione di progetti. Rendere esplicite le interdipendenze. Identificazione di rischi. Brainstorming strutturato. Liberare la creatività. Ottenere rapporti testuali. Aggiungere significato con la categorizzazione. Stampa in diversi modi Presa di decisioni informata. Facilitare la comunicazione fra gruppi, vedere le conseguenze positive e negative di un'azione. Scoprire i presupposti principali e le aree di conflitto. Importare/esportare da/verso XML e XTM. Sviluppo di prodotti. L'apprendimento permanente è obbligatorio, questi sono anche strumenti per l'apprendimento permanente! L'effetto dei metodi della gestione della conoscenza nell'impresa è un valore aggiunto e  si misura in denaro, anche se non è una voce nel bilancio. Il knowledge management non è una moda, ma uno strumento che permette di incrementare le "entrate" dell'impresa! Riferimenti: Bukovitz, Wendi R., & Williams, Ruth L, (1999). The Knowledge Management Fieldbook. London: Pearson Education Limited. :: Pagine di approfondimento ::   Le Caratteristiche della Conoscenza nell'Impresa L'Utilizzo della Gestione della Conoscenza in un'Impresa Le Gestione della conoscenza nell'impresa L'Apprendimento Organizzativo Il Lavoro del Knowledge Manager Gestione della Conoscenza, Creatività e Innovazione Brainstorming nelle Organizzazioni Gestione Progetti con Strumenti per la Gestione della Conoscenza Mappe concettuali e reti semantiche per la ricerca di informazioni in Internet con Knowledge Master